PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) mewajibkan seluruh Kementerian/Lembaga untuk mengendalikan seluruh kegiatan, dengan menyelenggarakan sistem pengendalian intern. Tujuannya adalah agar visi misi organisasi yang telah ditetapkan tercapai, dan meminimalkan resiko yang ada.

Menindaklanjuti PP 60 Tahun 2008 tersebut, melalui PKPU 17 Tahun 2012, KPU mengatur tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, yang lebih lanjut dijabarkan dalam Keputusan 443/Kpts/KPU/Tahun 2014 yang berisi pedoman teknisnya dan Surat Sekjen KPU Nomor 1406 Tahun 2017 yang berisi tentang pengisian dan pelaporan kartu kendali untuk KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota. Produk-produk hukum tersebut menjadi dasar bagi seluruh satker KPU, dari tingkat Nasional, Provinsi, hingga Kabupaten/Kota menyelenggarakan SPIP.

Dalam kegiatan bertajuk “Sosialisasi Rencana Pengaturan Tahapan Pendaftaran dan Verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu 2024 Serta Rencana Kegiatan Pemutakhiran Data Partai Politik Berkelanjutan Secara Elektronik” yang diselenggarakan pada Senin (29/11), KPU Provinsi Jawa Tengah memberikan penghargaan kepada KPU Kabupaten/Kota di Jateng yang telah berprestasi dalam Pelaporan Kartu Kendali dan Data Dukung Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).

Dalam kesempatan itu, KPU Kota Salatiga memperoleh penghargaan Satuan Kerja Terbaik 1 Kategori Pelaporan SPIP, disusul KPU Kab. Karanganyar (Terbaik 2), KPU Kab. Banyumas (Terbaik 3), KPU Kota Tegal (Terbaik 4) dan KPU Kab. Kendal (Terbaik 5).

Menanggapi prestasi tersebut, Syaemuri, Ketua KPU Kota Salatiga menyampaikan bahwa selain sebagai sebuah penghargaan, capaian itu adalah sebuah tantangan. “Kami memandang bahwa selain sebagai suatu bentuk penghargaan dari KPU Jateng terhadap kepatuhan kami menyampaikan SPIP, ini juga sebuah tantangan. Dengan diraihnya penghargaan, menjadi penyemangat dan motivasi bagi kita semua untuk menjadi lebih baik lagi,” tuturnya.

Hal serupa disampaikan oleh Joko Badrun, Sekretaris KPU Kota Salatiga, “Penghargaan ini adalah suatu bentuk kepercayaan untuk pegawai dan komisioner di Salatiga” katanya.

Prestasi ini tidak lepas dari kinerja Satgas (Satuan Petugas) SPIP yang berkomitmen dan penuh tanggung jawab. Satgas ini terdiri atas Komisioner yang bertindak sebagai Pembina, Sekretaris sebagai Penanggung Jawab, Kasubbag Hukum sebagai Ketua, Jajaran Pejabat Struktural lainnya sebagai tim kerja, dan masing-masing satu staf dari setiap sub bagian sebagai tim Sekretariat.

Danti, Kasubag Hukum KPU Kota Salatiga menerangkan bahwa ada 3 (tiga) aspek penilaian dalam penentuan Satker Terbaik Kategori Pelaporan SPIP, yaitu pelaporan yang tepat waktu, kelengkapan laporan, dan kesesuaian antara data dengan realisasi di lapangan.

Tepat Waktu

Setiap Kabupaten/Kota diwajibkan untuk melaporkan kartu kendali SPIP kepada KPU Provinsi Jawa Tengah setiap bulan. “Setiap Kabupaten/Kota diperintahkan untuk menyerahkan laporan kartu kendali SPIP kepada KPU provinsi paling lambat pada tanggal 6 (enam) setiap bulannya”, ujar Danti.

Selama ini, KPU Kota Salatiga tidak pernah menyerahkan laporan lebih dari tanggal yang sudah ditetapkan tersebut. Sub Bagian Hukum telah menyusun Standard Operasional Procedur (SOP) terkait dengan pelaporan ini. Tujuannya agar seluruh rangkaian pekerjaan terarah secara fungsi dan waktu.

Dalam SOP yang telah disusun, telah ditetapkan bahwa setiap tanggal 27-31 setiap bulannya, Satgas SPIP meminta laporan dan data dukung dari masing-masing sub bagian. Laporan dan data dukung dari masing-masing sub bagian tersebut diserahkan kepada Satgas SPIP paling lambat tanggal 4 (empat) bulan berikutnya, untuk kemudian direkap oleh Satgas SPIP.

Satgas SPIP menyampaikan draft Kartu Kendali SPIP kepada Kasubag Hukum paling lambat tanggal 5 (lima). Rekapitulasi Kartu Kendali dibawa ke dalam rapat pleno paling lambat tanggal 6 (enam). Satgas SPIP mengirimkan Kartu Kendali SPIP dan Rekapitulasinya kepada KPU Provinsi Jawa Tengah segera setelah mendapat persetujuan pleno.

Wiwin, Divisi Hukum KPU Kota Salatiga menyampaikan bahwa ketepatan waktu pengumpulan laporan adalah hasil dari kedisiplinan seluruh elemen dalam menjalankan SOP yang ada. “Selain komunikasi yang intens antara pengarah dan satgas, kami juga melakukan koordinasi dengan divisi dan sub bagian lain. Semuanya itu sudah kami rencanakan dan kami tuangkan dalam SOP. SOP sudah kami sosialisasikan kepada seluruh pejabat dan pegawai di satker kami. Dan Alhamdulillah, semua patuh pada SOP tersebut,” ujarnya.

Kelengkapan dan Kesesuaian Laporan

Komponen kartu kendali tersebut meliputi laporan dan data dukung dari unsur Kepegawaian, Keuangan, Pengadaan, Barang Milik Negara/BMN, Lakip, Perjalanan Dinas, Administrasi Pengelolaan Dana Hibah, Mekanisme Pengelolaan Dana Hibah, dan Matriks Progress Tindak Lanjut APIP dan BPK.

Meskipun pelaporan SPIP adalah tupoksi dari Sub Bagian Hukum, namun dalam proses penyusunan laporannya, keterlibatan sub bagian lain adalah keniscayaan. Seluruh kepala sub bagian menjadi bagian dari tim kerja. Laporan tentang kepegawaian, keuangan, pengadaan, BMN, dan perjalanan dinas, dokumen pendukungnya disediakan oleh Sub Bagian Keuangan, Umum dan Logistik. Sedangkan laporan tentang LAKIP, Administrasi dan Mekanisme Pengelolaan Dana Hibah, serta Matriks progress tindak lanjut APIP dan BPK disediakan oleh Sub Bagian Program dan Data.

Sebagaimana tertuang dalam SOP, setiap sub bagian memberikan data yang diminta oleh Satgas SPIP setiap bulannya. Satgas SPIP, dalam hal ini Kasubag Hukum sebagai Ketua Satgas, tidak hanya berfungsi sebagai pengumpul dan perekap data. Dia juga memverifikasi kelengkapan dan kesesuaian data tersebut. “Kami selalu melakukan dobel checklist terhadap kartu kendali dan data dukungnya”, ujar Danti.

Bahkan setelah dobel check list pun, mekanisme pleno tetap dilaksanakan. Pleno ini sebagai tahap klarifikasi akhir dan pemantapan. “Dalam rapat pleno, Satgas melaporkan data apa saja yang akan dikirim, data apa yang sudah terisi dan yang masih kurang. Yang kurang, segera dilengkapi di dalam rapat pleno tersebut.”, ungkap Wiwin.

Dengan adanya SOP, sistem koordinasi dan pleno, KPU Kota Salatiga dapat menyerahkan laporan tepat waktu, lengkap, dan sesuai dengan realisasi di lapangan.

Paham Pekerjaan dan Iklim Kerja Kondusif

Joko Badrun selaku sekretaris, memahami benar pentingnya pemahaman akan suatu pekerjaan. Sebagai penanggung jawab satgas SPIP, Joko tidak hanya menekankan pada ketepatan waktu pengumpulan laporan, tapi memastikan para kasubbag memahami apa yang harus dilaporkan. “Pertama-tama saya harus memastikan seluruh pekerjaan yang melingkupi SPIP dipahami para Kasubbag. Setelah mereka paham tentang apa yang harus dilaporkan, baru saya dorong untuk mereka dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.”

Bagi Joko, iklim kerja yang kondusif tidak kalah penting dalam lingkungan kerja. “Dengan iklim kerja yang kondusif, satu sama lain dapat saling mengingatkan dan melengkapi, sehingga tercapai tujuan dari suatu program kerja dengan tepat waktu, tepat isi, dan tepat guna,” tandasnya.

SPIP Bukan Hanya Syarat Administrasi

SPIP adalah proses yang integral pada kegiatan dan tindakan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi. Melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, serta ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan

Pelaporan SPIP bukan hanya sekadar pemenuhan syarat administrasi dan tupoksi. Menurut Wiwin, kartu kendali SPIP mewujudkan disiplin pegawai. “Semangat SPIP adalah kerjakan apa yang kamu tulis, tulis apa yang kamu kerjakan. SPIP berfungsi sebagai kontrol sekaligus pengukuran pencapaian kinerja lembaga,” terangnya.

Sependapat dengan Wiwin atas fungsi SPIP tersebut, Joko mendorong sikap dan pemahaman seluruh personel di lingkungan kerjanya agar melihat SPIP bukan hanya sebagai sebuah kewajiban pelaporan, tapi sebuah kebutuhan.

Dengan pencapaian KPU Kota Salatiga dan manfaat SPIP bagi satker, Syaemuri berharap KPU Kota Salatiga dapat lebih solid  lagi. “Mempertahankan lebih sulit daripada mendapatkan. Kolaborasi dan kerjasama yang telah terjalin selama ini, hingga KPU Kota Salatiga meraih penghargaan, harus  dijalin dengan lebih solid lagi”, tandasnya. (hmskpusltg/tk)